Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir. Ayrıca, özgün bir ürün ya da hizmet üretmek üzere gerçekleştirilen, geçici olarak belli bir zaman aralığında yürütülen çalışma olaraktan tanımlayabiliriz.

Proje yönetimi yapılan işin mutlak başarı ile sonuçlanması için olmazsa olmaz bir yöntem şekli olup günümüz çağında önemi daha iyi anlaşılmaya başlamış ve önemi giderek te artmaktadır. Son 20 yılda kendilerine meslekleri, yani ne iş yaptıkları sorulan insanlardan alınan “Proje Yönetimi” yanıtlarında ciddi bir artış gözlenmektedir.

1990 yıllarından itibaren kurumların proje yönetiminin bir seçim değil, gereklilik olduğunu fark etmesi ile proje yönetimi iş hayatında daha da artan bir önem kazanmaya başlamıştır. Büyük sermaye gerektiren projelerin yönetim zorlukları, müşteri beklentilerinin artması, rekabet edebilirlikte yaşanan problemler, işleri yaparken sorumluluk alan icracı anlayış eksikliği ve verimlilik/etkinlik sorunları gibi itici güçler nedeniyle kurumların üst yönetimi proje yönetimi ihtiyacını giderek daha fazla hissetmektedir.

Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak amaçlı uygulanır, genellikle faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için. Projelerin esneklik payı ile birlikte belirli başlangıç ve bitiş tarihi vardır. Projelerin geçici olması; onları kalıcı, sürekli tekrarlanan, üretim ve servis amaçlı her zamanki işletme operasyonlarından farklı yapar. Pratikte, bu iki tür sistemin yönetimi oldukça farklıdır ve farklı teknik beceriler gerektirmektedir.

Proje yönetiminde gösterilen temel çaba, proje hedef ve amaçlarına ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje kısıtlarının da dışına çıkmamaktadır. Tipik proje kısıtları kapsam, zaman ve bütçedir.

Proje yönetimi tarihin ilk medeniyetlerinden itibaren uygulanmıştır. 19. yüzyıla kadar inşaat mühendisliği projeleri genellikle mimar ve mühendislerin kendileri tarafından yönetilmiştir. 1950'lerden itibaren organizasyonlar karmaşık mühendislik projeleri için proje yönetimi araç ve tekniklerini kullanmaya başlamışlardır.

Proje yönetimi, inşaat, mühendislik ve ağır savunma aktivitelerinin uygulamalarından geliştirilmiştir. Proje yönetiminin en önemli fikir babalarından biri,Henry Gantt'tır.1950'li yıllar, temel mühendislik alanlarının birlikte yürütüldüğü modern proje yönetimi döneminin başlangıcını oluşturmuştur. Proje yönetimi disiplini mühendislik modeli üzerine kurulu yönetim disiplininden ayrı bir disiplin olarak tanınmaya başlanmıştır. 1950'li yıllara kadar projeler resmi olmayan araçlar ve teknikler ile yürütülüyordu, matematiksel teknikler hızla özel girişimlere de yayılmıştır. Proje zamanlama modelleri geliştirilirken, aynı zamanda proje maliyeti tahmini, maliyet yönetimi ve mühendislik ekonomisi gibi alanlar için teknoloji oluşmaktaydı.

Proje yönetimi uzmanları, proje yönetimindeki başarının sadece proje yönetimi üçgeni unsurlarına değil, aynı zamanda proje paydaşlarının (Proje ekibi, proje üst yönetim, proje danışmanları, proje sponsoru, kullanıcılar vb.) memnuniyetine de bağlı olduğunun bilincindedir. Bu bilinçle hareket eden deneyimli danışman kadro, müşteri proje ekibi ile birlikte belirlenen hedefler doğrultusunda çalışmalarını yürütür, proje planındaki kilometre taşlarında ürettiği dokümanlar ve toplantılar ile projenin sağlıklı ve disiplinli ilerlemesini sağlar.
 

Projenin doğrudan paydaşları, müşteri, proje lideri, sponsor ve proje ekibidir.
Müşteri: Proje sonuçlarını doğrudan kullanacak olan ve projeyi talep eden kişi veya kuruluş.

Proje Ekibi:  Projede öngörülen işleri bizzat yapan ve ürünleri ortaya çıkartan proje ekibini.

Proje Lideri:  Kendisine tahsis edilen kaynaklarla projeyi yönlendiren lider.

Sponsor: Projenin yürütülmesi için gerekli kaynakları sağlayan kişi veya organizasyon sponsorudur.

Planlanan bir işin projesini,

● Başlangıç ve planlama aşaması,

● Yürütme aşamaları,

● Bitiş aşaması,

Olarak 3 aşamaya ayırmak mümkündür.

Proje fikrinin doğmasından, proje kapsamının belirlendiği, proje planının tamamlandığı, gerekli kaynakların temin edildiği, müşteri-sponsor-proje ekibi arasında mutabakatın sağlandığı noktaya kadar geçen süre Başlangıç Planlama aşamasıdır.

Projenin yürütme aşamaları bir veya birden fazla tanımlanmış proje ürününün tamamlanması ve teslimini içeren aktivitelerden oluşur ve proje ürününün teslimi ile sonuçlanır.

Bitiş aşaması ise, projenin sonlanmasına karar verildiği andan, o projede fiilen son ana kadar geçen süredir. Projenin son eksiklerinin tamamlanması, kullanılan malzemenin dağıtımı, performans değerlendirme gibi aktivelerden oluşur.

Yukarıda sıraladığımız ve açıklamaya çalıştığımız proje aşamalarının sırasıyla ve en iyi şekilde yapılarak sonuçlandırılması ardından proje yönetimindeki başarı meydana çıkacak ve zaman, maliyet ve kalite yönünden en yüksek seviyeye ulaşılacaktır.

Günümüzde önemi giderek artan proje yönetimin temel avantajları ve dezavantajları da vardır. Bunları da aşağıda olduğu gibi sıralayabiliriz.

Proje Yönetiminin Avantajları;

● Daha iyi müşteri ilişkileri,

● Maliyetlerin azaltılması,

● Daha iyi kontrol,

● Çözüm kalitesinde yükselme,

● Geliştirme zamanının kısaltılması,

● Yüksek kalite ve güvenirlilik,

● Yüksek kar payları,

● Bölümler arası daha iyi kontrol,

●Yetkin personelin yerinde kullanımı (Mühendis, Tekniker, Teknisyen, Usta, Vasıfsız işçi)

● Hızla sonuç elde etmeye yönelme.

Proje Yönetiminin Dezavantajları ;

● Karmaşık organizasyonlar,

● Yönetim güçlüğü ve hantallığı,

● Yetkin personel kullanım zorlukları.

Proje yönetiminin avantaj ve kolaylıklarına karşılık halen ülkemizde proje yönetimi denince akla gelen işin alınması ve devam ettirilmesi olduğu anlaşılmaktadır. Proje yönetimi sadece işin alınması ve davam ettirilmesi değildir. Aynı zamanda işin yapım aşamalarının planlanması, zamanın en iyi kullanılması, yetkin personelin yerinde kullanılması ve kalite yönünden ödün verilmemesi proje yönetiminin temel amaçlarındandır.

Şevket GÖLÜK

Not: Bu makale TİM İnşaat Haber dergisinin 38. sayısında yayınlanmıştır.